Imprevistos

Nós, secretárias, estamos acostumadas a trabalhar com planejamento. Afinal, organização é uma das características que nos define. Porém, muitas vezes, nos pegamos em meio a uma eventualidade. Então fica a pergunta: Estamos preparadas para gerenciar o imprevisto, o acaso?
Normalmente, dispomos de uma agenda com compromissos previamente marcados, uma lista de tarefas a serem executadas em datas e horários programados, uma relação de contatos a serem feitos no dia. Enfim tudo, tudo bem planejado e organizado. Mas o quê fazer quando o seu diretor chega de repente e diz que acabou de marcar uma reunião urgente com vários executivos de fora? Reunião essa que não estava prevista.
Olha, nessa hora algumas secretárias que conheço diriam que dá uma vontade de chorar, pois além de "furar" toda a agenda, você ainda precisa tomar várias decisões em cima da hora. É reserva de sala, locação de equipamento (projetor, flip chart), serviço de copa, convocação de participantes adicionais, enfim toda a estrutura que uma reunião requer. Mas não se desespere. Tudo tem solução. Nessa hora, devemos contar com o nosso bom senso e instinto feminino e profissional. É respirar fundo e traçar um novo planejamento em segundos e arregaçar a mangas, pois estamos aqui para resolver tudo. Então não adianta ficar reclamando que não sabia de nada e que não foi avisa. Comece procurando sala, acomodando os convocados, servindo um cafezinho para amenizar qualquer irritação e use sempre aquela arma fatal: A paciência e simpatia.Essas nunca falham.
Depois que todos estiverem acomodados e a reunião tiver começado, vá replanejar a agenda e a lista de tarefas e traçar uma estratégia para um novo dia. E, assim, vamos levando nossos dias de imprevisto e acasos.
É isso aí...